| Si necesita usar siglas, debe desagregarlas. Ejemplo: No escriba CIDH. Escriba: Comisión Interamericana de Derechos Humanos. |
| Si necesita usar una expresión técnica, le sugerimos escribir un glosario con el significado. Ejemplo: Endoso: trasferencia de derechos a otra persona. |
| Recuerde que el sujeto no debe separse del verbo con coma. Ejemplo: No escriba: la entidad, presenta la carta de trato digno. Mejor escriba: La entidad presenta la carta de trato digno. |
| Evite anglicismos. Se recomienda traducir. Ejemplo: Cambie Call Center por Centro de atención telefónico. |
| Use un lenguaje simple. Ejemplos: No diga Subsanar omisiones. Mejor diga: completar información faltante. No diga: Relacione si anexa documento(s) soporte. Mejor diga: Escriba en el siguiente espacio los documentos que trae. No diga: Se procede a revocar. Diga: Se revoca. |
| Hable en nombre de la entidad. Ejemplo: No diga se le informa que. Mejor diga: Informamos que... |
| Evite la solemnidad. Ejemplo: No diga: con toda atención se remite a continuación. Mejor diga: enviamos a continuación. No diga: Tengo el agrado de dirigirme a usted a fin de comunicarle. Diga: Le comunicamos. No diga: por medio de la presente nos permitimos informarle. Diga: Le informamos. No diga: acusamos recibo de su derecho de petición. Diga: Recibimos su solicitud. |
| Use voz activa: No diga: Los formuarios serán llenados por los solicitantes. Diga: Los solicitantes llenarán los formularios. |
| No use expresiones ambiguas: No diga: Responderemos lo antes posible. Diga: Responderemos antes del "ingrese fecha". No diga: enviaremos el documento oportunamente. Diga: Enviaremos el documento el "ingrese fecha". |
| Evite los formalismos. No diga: nuestra sincera gratitud. Diga: gracias. |
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